Globalt integritetsmeddelande för anställda

Detta globala integritetsmeddelande för anställda (”integritetsmeddelande för anställda” eller ”meddelande”) gäller alla Ecolabs anställda och oberoende leverantörer i hela världen. Detta meddelande beskriver de personuppgifter som Ecolab kan samla in i samband med ditt anställningsförhållande till Ecolab, hur Ecolab använder och skyddar dessa uppgifter och vem de kan delas med.

Detta integritetsmeddelande för anställda är utformat för att skapa enhetliga standarder för alla Ecolabs enheter beträffande skydd av anställdas personuppgifter. Ecolab är medvetet om att vissa lagar kan ålägga ytterligare krav utöver de som beskrivs i detta integritetsmeddelande för anställda. Detta meddelande utgör ett tillägg till den offentliga integritetspolicyn. Där det föreligger motstridigheter ska eventuella lokala integritetsrelaterade meddelanden eller regler som är specifika för landet där du är bosatt åsidosätta detta integritetsmeddelande.

Personuppgifter (även kallade identitetsuppgifter) är information som kan användas för att identifiera dig eller någon annan person som informationen handlar om. Vissa uppgifter krävs för att upprätta en anställningsrelation. Andra uppgifter samlas in under anställningens gång. Ecolab samlar in information i enlighet med vad som tillåts enligt lag i landet där du är bosatt. Vissa uppgifter, till exempel kön, etnisk tillhörighet och religion, kan endast samlas in om det är tillåtet i din jurisdiktion. 

Personuppgifter som vi samlar in i samband med din anställning kan inkludera bland annat:

• Namn och kontaktuppgifter, inklusive information om nödkontakt (till exempel adress, telefonnummer, e-mailadress, fax)
• Personuppgifter (till exempel födelsedatum, civiltillstånd, födelseort, nationalitet, uppehållstillstånd, medborgarskap, arbetstillstånd, värnpliktsstatus, föredraget språk)
• Betalningsuppgifter (till exempel personlig bankkontoinformation, skatterelaterade formulär och uppgifter, Ecolab-företagskortnummer)
• Identitetsuppgifter (till exempel personnummer eller annat nationellt identifikationsnummer, passnummer, körkortsnummer, bilregistreringsnummer)
• Kontouppgifter (till exempel inloggningsuppgifter för Ecolab Job Portal och andra portaler för anställda)
• Anställningsuppgifter (till exempel anställningsdatum, ersättning och förmåner, facklig tillhörighet, pension, försäkring, förmånstagare, arbetsbegränsningar och arbetsanpassning, tvistlösningar, prestationer)
• Befattningsuppgifter (till exempel Ecolab-id-nummer, arbetstitel, avdelning/affärsenhet, arbetsledare, arbetsplats, åtkomst till datorer och anläggningar)
• Utbildning (till exempel utbildningsnivå, område och institution, kompetensbedömning, professionella licenser och certifikat samt kurser)
• Professionell bakgrund (till exempel tidigare arbetsgivare eller befattningar, rekommendationsbrev)
• Närvarouppgifter (till exempel betald ledighet och begäran om betald ledighet samt alla andra typer av begäranden om ledighet)
• Kommunikationsuppgifter (till exempel röstmeddelanden, e-postmeddelanden, korrespondens, dokument och andra arbetsprodukter och kommunikationer som lagrats eller överförts via våra nätverk, funktioner, enheter, datorer och kommunikationsutrustningar samt enkätuppgifter)
• Uppgifter som samlats in i samband med påbörjande och avslutande av anställning (till exempel information om anställningsintervjuer, CV, följebrev, referenser, referensbrev, bakgrunds- och kreditkontroller, transkriptioner, kontakter före anställning, brev med erbjudande och accepterande av anställningsdatum, datum för påbörjande och avslutande av anställning, datum och orsak till avslutad anställning)
• Uppgifter om bedömning och bevakning av exponering kopplad till industriell hygien
• Övriga uppgifter som lämnats på formulär för anställningsförmåner, löner och personalhantering i enlighet med gällande lagstiftning
• Bilder och avbildningar där det är tillåtet enligt lag och/eller efter meddelande där så krävs enligt lag (till exempel, id-foto, CCTV-inspelningar, andra bilder och foton samt tid och plats för användning av nyckelkort)
• Tekniska uppgifter och uppgifter som beskrivs i Ecolabs cookiemeddelande vid besök på vissa av Ecolabs webbplatser, där så är tillåtet enligt lokal lagstiftning, inklusive där anställda kan ha möjlighet att välja bort insamling av sådana uppgifter (till exempel, surfning, webb- och annan användarinformation från företagets enheter eller på företagets nätverk, IP-adresser för arbetsenheter, användar-id, lösenord samt andra inloggningsuppgifter som används för att få åtkomst till Ecolabs system, funktioner, enheter, datorer och kommunikationsutrustningar)
• Unika personidentifierare kopplade till viss webbplatsspårningsteknik som beskrivs i Ecolabs cookiemeddelande och som kan väljas bort i enlighet med cookiemeddelandet (till exempel enhetsidentifierare, cookies, beacons, pixeltaggar, identifierare för mobila annonser samt annan liknande teknik eller andra former av beständiga identifierare) Observera att detta integritetsmeddelande för anställda gäller för all aktivitet utförd av anställda men att tillämpningen av cookies och tillhörande cookiemeddelande kan variera vid besök på vissa webbplatser utanför www.ecolab.com.
• Övriga personuppgifter som kan överföras i samband med anställningsförhållandet till Ecolab

En del personuppgifter, till exempel biometrisk information, exakt platsdata, kön, etnisk tillhörighet, religiös och hälsorelaterad information samt kommunikation där vi inte är de tilltänkta mottagarna, betraktas enligt vissa dataskyddförordningar som känsliga personuppgifter. Vi samlar inte in känsliga personuppgifter i alla jurisdiktioner där vi verkar. Där det krävs enligt lag kommer ditt uttryckliga samtycke till insamling, behandling eller överföring av sådana känsliga personuppgifter att inhämtas. Säkerhets- och skyddsåtgärder som lämpar sig för typen av risker kopplade till data och databehandling kommer att vidtas.

När du lämnar personuppgifter till Ecolab enligt beskrivningen i detta integritetsmeddelande för anställda samlas dessa uppgifter i allmänhet in direkt från dig och du kommer att känna till exakt vilka personuppgifter vi samlar in.

Under vissa begränsade omständigheter kan även tjänsteleverantörer från tredje part samla in uppgifter för Ecolabs räkning (till exempel i samband med bakgrundskontroller, screening osv.). Däremot kommer sådan insamling av dina uppgifter alltid att ske inom ramen för din anställning och vi kommer att informera dig när en tredje part samlar in dina uppgifter.

Slutligen kan vissa uppgifter samlas in från kunder, medarbetare och andra som du har att göra med under din anställning hos Ecolab (till exempel kundenkäter för prestationsöversyn och liknande).

Ecolab använder personuppgiftskategorierna som beskrivs ovan på flera olika sätt och i enlighet med villkoren i detta integritetsmeddelande för anställda. Om inget annat uttryckligen anges kan informationen ovan komma att användas för nedanstående ändamål: Dessa ändamål är inte heltäckande och du kan få senare meddelanden om ytterligare ändamål för andra specifika typer av behandling. Ecolab kan använda dina personuppgifter för följande ändamål:

• Fastställa din lämplighet för anställning, inklusive för att verifiera referenser och kvalifikationer
• Administrera din lön och dina anställningsförmåner
• Bedöma dina kvalifikationer för specifika jobb eller arbetsuppgifter
• Möjliggöra kommunikation och nätverk bland anställda
• Följa gällande arbets- eller anställningslagstiftning
• Kontakta dig om andra rekryteringsmöjligheter
• Tillhandahålla allmän information om Ecolab
• Svara på dina frågor och begäranden
• Behandla arbetsrelaterade anspråk (till exempel ersättning för arbetsskador och försäkringsanspråk)
• Tillhandahålla utbildning och uppfylla andra utvecklingsbehov
• Genomföra prestationsöversyn och vidta disciplinära åtgärder
• Ta kontakt vid nödfall
• Uppfylla lagstadgade skyldigheter, inklusive krav gällande hälsa och säkerhet, begäran om information från myndigheter och vid säkerhetsutredningar samt för att hävda eller försvara rättsliga anspråk
• Sammanställa kataloger över anställda
• Skydda information som förvaras av företaget
• Hantera personalresurser, ekonomisk planering, företagets efterlevnad, interna revisioner och annan administration
• Administrera våra funktioner, programvaror och elektroniska system
• Förbättra personalens nöjdhet och prestationer
• Förebygga potentiella bedrägliga, förbjudna och olagliga aktiviteter
• Allmänt hantera alla aspekter av anställningsrelationen, bland annat för att upprätta, underhålla och avsluta anställningsrelationer, för allmän drift samt för administrativa, ekonomiska och personalrelaterade ändamål
• För Ecolabs andra nödvändiga och rimliga ändamål, efter meddelande i fall där ändamålet avsevärt skiljer sig från de ovanstående

I länder där detta är tillämpligt kommer uppgifter du lämnar i avsnittet om lika möjligheter i arbetsansökan endast att användas för att bevaka lika möjligheter inom Ecolabs globala verksamhet. Ecolab använder inte denna information för marknadsföringsändamål.

Ecolab kan samla in liknande eller relaterad information eller använda personuppgifter för liknande eller relaterade ändamål i enlighet med lagar och förordningar i en viss jurisdiktion. Där så krävs lämnas meddelande innan vidare insamling sker. Beroende på din jurisdiktion kan du ha rättigheter som registrerad, till exempel rätten att få uppgifter raderade eller korrigerade och att begränsa användningen av dem. Sådana rättigheter som registrerad och de jurisdiktioner där de gäller beskrivs nedan eller i jurisdiktionsspecifika meddelanden.

Vissa uppgifter måste samlas in för att upprätta och underhålla en anställningsrelation. Om du väljer att inte lämna uppgifter som krävs är det möjligt att vi inte kan försöka eller fortsätta upprätta ett anställningskontrakt eller erbjuda dig alla de anställningsförmåner du skulle kunna ha tillgång till. Du kan när som helst fråga om vissa uppgifter är obligatoriska eller frivilliga att lämna och att få reda på hur borttagning av vissa uppgifter kan påverka dig.

Vi kan tillhandahålla alla de beskrivna kategorierna av personuppgifter till Ecolabs anställda, konsulter, dotterbolag samt andra företag och personer för behandling av uppgifterna för vår räkning i syfte att upprätta, hantera eller avsluta anställningsrelationen med dig. I sådana fall kräver vi att dessa parter samtycker till att skydda dessa uppgifter i enlighet med detta integritetsmeddelande för anställda, med Ecolabs offentliga integritetsmeddelande och alla eventuella interna integritetsstandarder samt med lagar och förordningar i jurisdiktionen där du är bosatt.

Parter som kan motta dina uppgifter är bland annat:

• Våra dotterbolag och närstående bolag
• Affärspartner, underleverantörer och kanalpartner som inte betraktas som dotterbolag
• Tredjeparts- eller tjänsteleverantörer som tillhandahåller viktiga tjänster och är nödvändiga för din anställning eller ansökan, eller som tillhandahåller vissa anställningsrelaterade tjänster för dig (inklusive för ändamålen som beskrivs i föregående avsnitt)
• Tredje parter som kan tillhandahålla professionell rådgivning (till exempel jurister, bankanställda, revisorer)
• Myndigheter eller andra parter i samband med rättsliga förfaranden eller andra begäranden, där det tillåts enligt lag
• Andra personer eller tredje parter som du har begärt att vi delar information med

Med undantag för de fall som beskrivs ovan kommer vi inte att dela dina personuppgifter med andra tredjepartsföretag för kommersiell eller marknadsföringsrelaterad användning, utom då detta sker med ditt samtycke eller som en del av specifika eller funktioner där du har möjlighet att välja eller välja bort detta.

Utöver detta kan vi lämna ut dina personuppgifter: (i) i den mån vi i god tro anser att det är nödvändigt för att följa gällande lagstiftning; (ii) för att utöva våra rättigheter och/eller hävda eller försvara anspråk relaterade till din anställning hos Ecolab, skydda oss mot ansvar, försvara oss mot anspråk, skydda en persons rättigheter, egendom eller personliga säkerhet samt skydda allmänhetens välfärd; (iii) när avslöjande enligt gällande lagstiftning krävs för att skydda andras säkerhet; (iv) som svar på domstolsbeordrande, stämning, husrannsakan eller annat rättsligt förfarande, i den mån det är tillåtet samt i enlighet med gällande lagstiftning; (v) i händelse av företagsövergång som fusion, avyttring, förvärv, likvidering eller försäljning av alla eller delar av våra tillgångar; (vi) för andra ändamål som är direkt relaterade till de ursprungliga ändamålen för vilka personuppgifterna samlades in.

Ecolab sparar bara dina personuppgifter så länge det krävs för de ändamål som beskrivs i detta integritetsmeddelande för anställda. Detta är vanligtvis under den tid du är anställd puls minst ett år efter att anställningsrelationen har avslutats. 

I vissa jurisdiktioner kan tiden dina personuppgifter sparas variera beroende på lokal lagstiftning. Du kan fråga din chef eller kontakta Ecolab enligt beskrivningen häri för att ta reda på den tid som gäller för din jurisdiktion. Vi kan också spara och använda personuppgifter i den utsträckning det är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter (om vi till exempel måste spara dina uppgifter för att följa gällande lagstiftning), lösa tvister och verkställa våra rättsliga avtal och policyer.

Läs detta meddelande om dina rättigheter beträffande dina personuppgifter om du är bosatt i ett EES-land eller i Storbritannien.

Pokud se nacházíte v zemi EHP nebo Spojeném království, přečtěte si prosím toto upozornění o vašich právech s ohledem na vaše osobní údaje.

If you are a resident of Brazil, please see this notice about your rights with respect to your personal information.

Läs detta meddelande om insamling och behandling av dina personuppgifter om du kör ett Ecolab-märkt eller omärkt fordon med framåt- eller dubbelriktad videokamera och/eller ljudinspelningsenhet inuti fordonet.

Om du är bosatt utanför USA, särskilt om du är bosatt i Kanada, Brasilien, Europeiska unionen (”EU”), Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”), Nya Zealand, Sydafrika, Schweiz, Storbritannien eller andra länder med liknande dataskyddslagar, kan det vara viktigt att observera att vi och våra servrar finns i USA. All information som du tillhandahåller till oss kan komma att överföras till och behandlas i USA eller andra länder runt om i världen där vi gör affärer. Detta kan inkludera uppgiftsmottagare i länder med en lägre nivå av skydd för dina personuppgifter än i ditt land. Vi kommer dock att vidta åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med kraven i lagarna i din jurisdiktion och för att endast dela med tredje parter som erbjuder liknande skydd. Genom att interagera med och tillhandahålla personuppgifter och andra data som Ecolab lagligen kan komma att samla in, behandla, använda eller överföra i samband med din relation till Ecolab samtycker du otvetydigt till att dina uppgifter samlas in, behandlas, används och överförs på de sätt som anges häri.

Ecolab följer ramen för dataskydd mellan EU och USA, det brittiska tillägget till ramen för dataskydd mellan EU och USA och ramen för dataskydd mellan Schweiz och USA på det sätt som anges av amerikanska Department of Commerce (benämns gemensamt som ”DPF-programmet”). 

Ecolab har certifierat till amerikanska Department of Commerce att vi följer principerna i ramen för dataskydd mellan EU och USA vid behandling av personuppgifter från EU och Storbritannien. Ecolab har även certifierat till amerikanska Department of Commerce att vi följer principerna i ramen för dataskydd mellan Schweiz och USA (benämns tillsammans med principerna i ramen för dataskydd mellan EU och USA gemensamt som ”principer”) vid behandling av personuppgifter från Schweiz. Vid eventuell konflikt mellan villkoren i denna integritetspolicy och principerna i ramen för dataskydd mellan EU och USA (inklusive tillägget för Storbritannien) och/eller principerna i ramen för dataskydd mellan Schweiz och USA ska principerna gälla. Du kan läsa mer om ramen för dataskydd och se vår certifiering på https://www.dataprivacyframework.gov/. Du hittar en fullständig lista över deltagande organisationer på https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Under vissa omständigheter kan Ecolab komma att vara ansvariga för vissa tredje parters handlingar, om dessa tredje parter behandlar personuppgifter som kommer från EU, Storbritannien, Gibraltar och/eller Schweiz och som Ecolab överför till dem på ett sätt som inte överensstämmer med principerna.

Vid eventuella frågor eller klagomål om vår hantering av dina personuppgifter i enlighet med DPF-programmet kan du kontakta oss med hjälp av uppgifterna i avsnittet ”Kontakta oss” nedan. Om du har ett specifikt integritetsärende som förblir olöst efter att du har försökt lösa frågan eller problemet direkt med Ecolab har Ecolab åtagit sig att arbeta med panelen som har upprättats av dataskyddsmyndigheterna i EU, brittiska Information Commissioner’s Office (ICO) och schweiziska Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) avseende olösta klagomål som avser vår hantering av personuppgifter som har mottagits i åberopande av ramen för dataskydd mellan EU och USA, det brittiska tillägget till ramen för dataskydd mellan EU och USA och ramen för dataskydd mellan Schweiz och USA. Så som det beskrivs i DPF-programmet kan privatpersoner ha alternativet att välja bindande skiljeförfarande för behandlingen av sina klagomål avseende personuppgifter från EU, Storbritannien, Gibraltar eller Schweiz. Gå till webbplatsen för DPF-programmet via länken ovan för att ta del av den senaste aktuella informationen.

Ecolab är föremål för utredningar och tillsyn som utförs av amerikanska Federal Trade Commission i syfte att verkställa efterlevnad av DPF-programmet. Under begränsade omständigheter kan dessutom offentliga myndigheter i USA, inklusive men inte begränsat till USA:s federala statsmakt, komma att göra lagenliga begäranden om att Ecolab ska lämna ut vissa personuppgifter, vilket Ecolab då måste följa.

Ecolab kommer att vidta rimliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter då de befinner sig i Ecolabs ägo samt skydda dem mot risken för förlust, felaktig användning, otillåten åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. Vi tillämpar säkerhetsåtgärder som är utformade enligt branschstandard för att skydda all information som samlas in under anställningsrelationen. Ecolab granskar regelbundet sina säkerhetsåtgärder för att garantera skydd av personuppgifter. Däremot kan säkerheten för information som överförs via internet eller en mobil enhet aldrig garanteras. Vi ansvarar inte för eventuell olovlig avlyssning eller störning av kommunikation som sker via internet samt för ändringar av eller förlust av data.

Du ansvarar för att skydda eventuellt lösenord, användar-ID eller annan form av autentisering som används för åtkomst till lösenordsskyddade eller säkra delar av Ecolabs system som du beviljats åtkomst till baserat på din befattning. Om vi misstänker en säkerhetsöverträdelse kan vi utan föregående meddelande och i väntan på utredning komma att upphäva din åtkomst till Ecolabs system, för att skydda dig och din information.

Ecolab kommer att vidta rimliga åtgärder för att garantera att dina personuppgifter endast används för de ändamål de samlades in enligt beskrivningen i detta integritetsmeddelande för anställda. Ecolab kommer att vidta åtgärder för att garantera att personuppgifter är relevanta för avsedd användning samt korrekta, kompletta och aktuella. Ecolab förlitar sig dock på att du hjälper till genom att lämna korrekta uppdateringar av dina personuppgifter.

Ecolab förbehåller sig rätten att från tid till annan ändra detta integritetsmeddelande för anställda så att det reflekterar regelverken och våra principer för datainsamling. När Ecolab gör väsentliga ändringar av detta integritetsmeddelande för anställda kommer vi att ge dig det reviderade meddelandet. Detta integritetsmeddelande för anställda ändrades senast i september 2024.

Vid eventuella frågor eller kommentarer om detta integritetsmeddelande för anställda eller de tjänster som tillhandahålls av Ecolab kan du kontakta oss på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.

Följande dotterbolag i USA ingår i Ecolabs certifiering enligt DPF-programmet:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Inc.
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Společnost Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• NALCO INDUSTRIAL OUTSOURCING COMPANY
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations, Inc.
• Pest Management LLC
• Purolite LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC